Rituali di time management
Sul suo blog per Harvard Business Publishing, Peter Bregman condivide un piccolo trucco per mantenere il focus sulle attività e sfruttare così al meglio il proprio tempo indirizzandolo verso il raggiungimento degli obiettivi.
Innanzitutto, è necessario crearsi un rituale che riguardi la programmazione e ri-programmazione della propria giornata.
E, come ogni rituale, è necessario applicarlo con costanza, indipendentemente dalle circostanze.
Il rituale di time management che propone Bregman è in tre step, ed occupa circa 18 minuti su una giornata lavorativa di 8 ore.
Ecco i 3 passaggi:
- Stabilisci il piano della giornata (5 minuti)
Prima di accendere il tuo PC, siediti con un pezzo di carta bianco davanti a te e decidi che cosa renderà questa giornata soddisfacente. Che cosa puoi realisticamente fare che ti aiuterà nel raggiungimento dei tuoi obiettivi e ti permetterà, al termine della tua giornata di lavoro, di sentire che questa è stata produttiva? Scrivi queste cose.
Quindi, ordina queste attività per importanza e fissa il tempo per svolgerle all’inizio della giornata (se possibile, ancora prima di controllare la casella email).
Decidere dove e quando svolgere un compito aiuta a completare nei tempi le attività. - Ri-focalizzati (1 minuto ogni ora)
Setta il tuo telefono, il tuo orologio o il tuo PC per darti un avvertimento sonoro ogni ora. Quando questo accade, fai un respiro, guarda la tua lista e domandati se hai speso produttivamente la tua ultima ora.
Quindi guarda la tua pianificazione e ri-focalizzati su quello che farai durante la prossima ora.
Questa parte del rituale consente di gestire la propria giornata ora per ora. - Rivedi (5 minuti)
Al termine della giornata, spegni il PC, rivedi e valuta la tua giornata.
Che cosa ha funzionato?
Su che cosa ti sei focalizzato?
Che cosa ti ha distratto?
Che cosa hai imparato che ti può essere utile per essere più produttivo domani?
Al di là della ricetta (non nuova o originale), mi sembra corretto sottolineare, come ha fatto Bregman, in ottica di pianificazione e di focalizzazione sugli obiettivi, l’importanza dell’aspetto rituale.
In questo senso, l’efficacia di una strategia di time management risiede più nella costanza dell’applicazione che negli elementi intrinseci della strategia stessa.
Luca, concordo in pieno sull’aspetto “rituale”
anch’io uso da tempo il trucco della pianificazione, la faccio su un foglio di carta A4 ripiegata in due, divido anche le aree alto basso e destra sinistra con obiettivi e azioni di diverso significato.
tengo fogli diversi per i diversi ambiti (professione, personale, famiglia)
per me si crea un automatismo che poi mi governa senza fatica sull’arco della giornata e della settimana. inoltre lo spuntare le cose fatte o gli obiettivi raggiunti da’ conforto alla mia autostima.
non sono cosi’ bravo a farlo ogni ora, ma l’inizio e la fine sono un must che viene naturale.
addirittura la review della mattina e’ preceduta da pensieri e note prese mentre faccio colazione o mentre guido per andare al lavoro
ho provato diverse volte a portare il metodo su agenda elettronica (palm, outlook, programmi dedicati) ma alla fine solo carta penna e foglio hanno funzionato …. proprio perche’ e’ un rituale…
Buongiorno Luca, concordo anche io sull’importanza dell’aspetto rituale. L’obiettivo dovrebbe essere di rendere automatica ed inconscia una “buona abitudine”.
Un mio punto di vista personale: io consiglio di svolgere il punto 1 (stabilire il piano della giornata) la sera e non la mattina. In questo modo ottengo i seguenti vantaggi:
1) la mia testa è più libera perchè ho la consapevolezza di avere una situazione “sotto controllo”: so cosa mi aspetta domani e posso veramente “staccare la spina”.
2) la sera / notte / mattina al risveglio posso (anche inconsciamente) dare libero spazio all'”anticipazione mentale”: penso, prevedo e pianifico bene la giornata. Un po’ quello che fa lo sportivo prima di una gara: chiude gli occhi e nella sua testa vive già l’azione.
3) quando arrivo al lavoro sono attivo già dal primo minuto. Pianificare la mattina è molto rischioso: iniziano i disturbi e le distrazioni (telefoni, colleghi, …); può capitare che i 5 minuti diventino 30 o anche 45 ….
3) stimolo l’eustress … non lo stress.
E’ una grande post, me lo sono stampato e messo vicino allo schermo è utilissimo!
Grazie a tutti per i bei commenti.
Concordo in pieno con l’aspetto rituale e anche con quanto dice Luigi circa i tempi della pianificazione.
Credo anche che la revisione ora per ora vada bene per ruoli con un basso impatto di task non prevedibili, altrimenti una pratica di questo tipo può diventare fonte di frustrazione…