La logica della linearità delle slide è superata da strumenti più vicini al visual thinking ed al mapping.

Lo strumento va senza dubbio raffinato, ma presenta potenzialità interessanti, specie per presentazioni con alcune caratteristiche:

• necessità di passare frequentemente da visioni generali a visioni di dettaglio
• una scaletta non definita a priori e, quindi, la necessità di una gestione non strettamente cronologica
• un elevato grado di interazione e di discussione, che può portare ad aggiungere e/o modificare contenuti

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Qui le slide del mio intervento

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Avendo obiettivi diversi, queste due tipologie di supporti, sono per natura diversi e spesso totalmente incompatibili.

Garr Reynolds, nel suo libro Presentationzen (di cui consiglio la lettura), chiama i tentativi di ibridazione Slidumenti.

Ecco come spiega perché non usarli:

Le slide sono slide. I documenti sono documenti. Non sono la stessa cosa. Ogni tentativo di fonderli sfocia in quello che io chiamo slidumento. La creazione dello slidumento scaturisce dal desiderio di risparmiare tempo. Le persone pensano così di essere efficienti e di semplificare le cose. Un approccio del tipo prendi-due-piccioni-con-una-fava o, in giapponese, iiseki ni cho. Purtroppo però (a ameno che non siate un piccione) l’unica a risentirne sarà l’efficacia della comunicazione. Le intenzioni sono buone, ma i risultati lasciano a desiderare. Questo tentativo di risparmaire tempo creando uno slidumento mi ricorda un proverbio giapponese: nito o oumono wa itto mo ezu, ovvero, “se insegui due lepri non ne prendi nessuna”.

Le slide proiettate dovrebbero essere il più possibile visive e supportare i vostri argomenti in modo pertinente, veloce ed efficace. Il contenuto, la dimostrazione e l’interesse/emozione verbali derivano soprattutto da quello che dite.

Sottoscrivo, direi, parola per parola.

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Una sola osservazione su cui dovremmo riflettere.
Normalmente si pensa che l’oratore o il formatore usi le sue slide.
Tuttavia può capitare, in azienda, o anche nella professione libera (è capitato anche a me di dover usare slide “imposte” dal committente) di usare slide altrui o comunque supporti predisposti (pensiamo ai materiali di vendita dei rappresentanti, o a giovani formatori che devono usare slide standardizzate o comunque fatte dal senior).

In questi casi che si fa?

Un buon metodo sarebbe far vedere al conferenziere come vanno usate le slide, poi fargli fare tutta o parte della conferenza assistendolo, infine fargliela fare da solo.
Ma in quanti casi ci danno o si prendono tutto questo tempo?
Si dovrebbe quindi pensare a come fare una slide che deve usare un altro (nella mia posso metterci un gatto, perché so che cosa devo dire, ma ad un altro va spiegato da qualche parte (magari nelle note) che cosa deve dire e come deve usare la slide del gatto.
Chiedi: che cosa vedete? Come mai un gatto? Come lo mettete in relazione con quanto abbiamo detto?
Ecco dunque che oltre ad aver preparato la slide diamo anche un’indicazione su come “rompere le aspettative”, “ancorare” al gatto (come tu giustamente dici), e gestire in modo brillante la slide e la presentazione.

Che ne pensi?

Il mio commento:

Credo che prima ancora delle slide vada assolutamente condivisa la strategia della presentazione, con i suoi obiettivi macro (espressi in termini di risultati attesi sull’uditorio: Druker diceva che “Communication is what the listener does“) e gli obiettivi micro che ogni fase della presentazione vuole perseguire.
Naturalmente, questa condivisione andrebbe fatta de visu, ma anche le note alle slide possono essere uno strumento, ove non vi sia la possibilità di una comunicazione più articolata o vi sia la necessità di una standardizzazione (per esempio, se lo stesso materiale deve essere passato a più interlocutori diversi in momenti diversi).
Poi, una volta chiarito l’obiettivo, il ruolo di ogni elemento contenuto nei materiali di supporto dovrebbe essere più semplice da comprendere.
In questo senso, può essere utile condividere l’elenco delle possibili funzioni delle slide, in modo da assumere un linguaggio comune che, specie in organizzazioni in cui questa pratica è frequente.

Certo, servono due presupposti non banali:

• il primo: la disponibilità a utilizzare tempo ed energie per trasferire queste informazioni
• il secondo, fondamentale: a monte ci deve essere una una visione “strategica” della comunicazione.
  Perché se gli obiettivi e le funzioni di una slide non sono chiari a chi la produce, ben difficilmente potranno essere trasferiti all’utilizzatore finale.

In questo senso, proprio il dover “trasmettere” i propri materiali di supporto a qualcun altro potrebbe essere una buona occasione per analizzare e rivedere la strategia di comunicazione che ci sta dietro. Perché, anche in questo caso, non si deve dimenticare che, se questi non sono strumenti al servizio di una strategia, il rischio di fare delle slide il proprio despota verrà ereditato da chi le slide le dovrà utilizzare.

Qualche altra idea in proposito?

Altri articoli sullo stesso tema:

1. Le funzioni delle slide [2]
2. Lezione sulle tecniche di presentazione

I principali limiti (secondo Santucci) dell’uso di Powerpoint (o di pressochè tutti gli altri software per la costruzione di slide):

• la facilità d’uso genera routine, mediocrità, uniformità di presentazioni
• quando si è preparata una presentazione, si tende a seguirla in modo rigido e
• si perde di vista la visione strategica
• non si costruisce la conoscenza insieme con i partecipanti
• diventa monotona somministrazione di lezioni preconfezionate
• viene utilizzata come promemoria per l’oratore più che per facilitare la comprensione degli ascoltatori (e le slide si riempiono di testo)

Indicazioni di Santucci per un “buon uso” delle slide (sempre in estrema sintesi):

• utilizzare brevi elenchi, parole chiave, frasi ad effetto
• mischiare criteri diversi per sorprendere e spiazzare
• evitare monotonia e ripetitività
• usare supporti diversi
• esplorare le alternative

I miei commenti: sono, in linea generale, d’accordo con quanto scrive Santucci, con qualche aggiunta.

1. Innanzitutto, si deve tenere assolutamente presente che le slide sono a supporto del relatore, e non viceversa.
2. Si deve aver ben chiaro l’obiettivo della presentazione (o della fase della presentazione), e fare, quindi, un uso coerente delle slide.
   In questi due post ho sintetizzato gli usi possibili delle slide.
   Le funzioni delle slide
   Le funzioni delle slide [2]
3. Si deve fare uso del telecomando per le slide.
   Questo consente di:
• non doversi avvicinare al PC per fare avanzare le slide
• oscurare le slide (lo si può fare anche cliccando il tasto “b” o il tasto “.” sulla tastiera) nel momento in cui si vuole attrarre l’attenzione su altri elementi
4. Si deve utilizzare la funzione “Desktop esteso“, in modo da poter lavorare sul PC e modificare l’ordine delle slide (e, magari, sopprimerne o aggiungerne qualcuna) durante le pause.
   Inoltre, può essere utile dare una scorsa ogni tanto alle slide successive come promemoria.
5. Può essere utile agire sulle slide durante la presentazione, cerchiando un elemento, per esempio, oppure facendo un disegno. Con Powerpoint lo si può fare cliccando CTRL+P e utilizzando il mouse o una tavoletta grafica.
   In questo modo addirittura le slide possono essere usate come alternativa alla lavagna a fogli e, comunque, si conferisce varietà alla presentazione.

Sono soltanto alcune note sparse… credo che tornerò presto sull’argomento, magari in modo più organico.

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Gli argomenti principali:

• Gli elementi che costruiscono una visione strategica della comunicazione in pubblico
• La gestione della curva di attenzione
• Setting e metacomunicazione
• Gli ancoraggi
• La rottura degli schemi
• Il ruolo della profilazione dell’audience
• Una riflessione sugli obiettivi
• La gestione delle obiezioni
• I livelli di pensiero e l’uso di strumenti comunicativi adeguati

Ecco le slide.

Giovedì prossimo sottoporrò lo stesso programma (con qualche minima variazione in base ai feedback che ho ricevuto) ad un altro gruppo di un centinaio di dottori commercialisti.

Altri articoli sullo stesso tema:

1. Sempre sulle slide
2. Le funzioni delle slide [2]
3. Le funzioni delle slide

Una breve descrizione di queste due nuove funzioni delle slide in ottica di public speaking:

• La funzione di rottura degli schemi
  Una rottura di schemi si ha quando il relatore crea una certa aspettativa, per poi non soddisfarla.
  Questa mancata soddisfazione crea un picco di attenzione che poi può essere sfruttato dal relatore per veicolare alcuni contenuti o processi valutati come importanti nell’economia della strategia di comunicazione.
  Uno schema può essere creato ad hoc, oppure può essere già stabilito dalle normali regole e consuetudini comportamentali di un certo ambiente o organizzazione.
  I passaggi per la rottura di uno schema sono:
  1) Stabilire in maniera precisa lo schema e rinforzarlo, in modo da creare delle aspettative.
  2) Rompere lo schema creando una distonia con le aspettative create.
  Ecco un esempio di rottura degli schemi applicata all’uso delle slide: se durante la prima parte di una presentazione lo speaker ha utilizzato slide molto sobrie (sfondo bianco, immagini sobrie, parole scritte con caratteri standard), riprodurre ad un certo punto una slide dai colori forti, con immagini ad alto impatto e parole scritte a grandi caratteri crea un improvviso innalzamento del grado di attenzione.
  Infatti, lo schema utilizzato fino a quel momento ha creato un’aspettativa, che poi viene infranta dalla nuova slide.
• La funzione di ancoraggio (setting o richiamo di un’ancora)
  Un ancoraggio consiste nello stabilire un’associazione tra un avvenimento o uno stimolo esterno ed un’esperienza, uno stato interno, un concetto. In ottica di public speaking si possono utilizzare gli ancoraggi per riaccedere a degli stati o a dei concetti o per generarne di nuovi.
  Ritornerò con un post (della serie Basics) dedicato agli ancoraggi per illustrare al meglio questa tecnica di comunicazione molto generale e utile.
  Per ora mi limito a dire che le slide e gli altri materiali di supporto possono svolgere la funzione di creazione di un ancoraggio (associazione tra un elemento comunicativo esposto nella slide e un concetto / stato che si vuole trasmettere al gruppo) e la funzione di richiamo di un ancoraggio (citare l’elemento comunciativo per richiamare il concetto ad esso associato). 

Naturalmente, entrambe queste funzioni possono essere utilizzate anche al di fuori dei materiali di supporto alla presentazione.

Altri articoli sullo stesso tema:

1. Sempre sulle slide
2. Lezione sulle tecniche di presentazione

Ecco la lista (che lo stesso autore definisce “aperta”) di funzioni che questi supporti possono ricoprire:

• Funzione di focalizzazione: serve per marcare (attraverso l’apparizione per iscritto) i concetti fondamentali della lezione, per facilitare comprensione e memorizzazione.
  Gli errori possibili nell’uso di questo tipo di funzione sono la proliferazione (troppi punti posti all’attenzione) e quello di sbagliare il bersaglio (porre all’attenzione i punti sbagliati)
• Funzione di diagramma: serve per mostrare un concetto in maniera diversa o migliore rispetto a quanto lo si potrebbe fare attraverso la spiegazione verbale.
  Errori da evitare: pensare che un diagramma spieghi da solo il concetto.
• Funzione di esemplificazione: serve per agganciare la teoria astratta con la sua applicazione attraverso un esempio, che permette di percepire i concetti come qualcosa di diverso da semplici astrazioni.
  Errore da evitare: naturalmente, utilizzare cattivi esempi.
• Funzione di richiamo all’autorità: serve (come l’esemplificazione) a confermare il concetto, ma in questo caso aumentandone la credibilità attraverso la citazione, e, quindi, il richiamo all’autorità.
  Errore da evitare: un uso eccessivo di richiamo all’autorità fa perdere credibilità al docente.
• Ostentazione di un oggetto di analisi: consiste nel mostrare l’oggetto di cui si sta parlando, in modo che chi ascolta possa essere facilitato nel seguire l’esposizione. In questo senso, si tratta di un caso particolare di esemplificazione.
• Funzione di dialogo: serve ad instaurare un dialogo (utilizzando delle domande poste, ad esempio, sulle slides) con i partecipanti, o a rendere più interessante la lezione attraverso un meccanismo di domanda / risposta.
  
• Funzione di cornice o siparietto: serve da stacco tra un argomento e l’altro, nel suoi minimi termini può consistere in una slide che riporta il titolo dell’argomento che si sta per affrontare.
  Errore da evitare: dare un ruolo eccessivo ai siparietti, che non devono essere protagonisti, ma elementi di cornice.
• Funzione tensiva di sfondo: significa utilizzare un’animazione o un audiovisivo facendovi accadere qualcosa che induce lo spettatore ad aspettarsi una risoluzione. L’animazione serve, quindi, a mantenere la tensione, dovuta al tentativo di comprendere perchè chi parla permette che scorra alle sue spalle qualcosa che non appare direttamente collegato al suo discorso. Naturalmente (ed è un errore non farlo) prima o poi è necessario che ciò che accade sullo sfondo trovi giustificazione nel discorso del docente.

Mi pare una lista approfondita.
Magari, pensandoci, a voi o a me verranno in mente altre possibili funzioni…
Nel frattempo, queste vanno ad arricchire il mio prossimo corso di public speaking.

Update: in questo post ho aggiunto un paio di funzioni che mi paiono interessanti

Altri articoli sullo stesso tema:

1. Lezione sulle tecniche di presentazione